Ik weet niet of ik de enige ben, maar ik ben er bijna zeker van dat ik het thema van mijn dochters eerste verjaardag wist de eerste dag na haar geboorte. OK, ik overdrijf een beetje.. Maar niet veel. Het plannen ervan was iets dat mij maandenlang bezig hield en hoewel ik ervan genoot, voelde ik echt een druk op mijn schouders om te zorgen dat het haar BEST DAY EVER werd. Dat zeg ik alsof ze er letterlijk iets van heeft begrepen, behalve het moment dat ze eindelijk haar gang mocht gaan met de taart. Laten we eerlijk zijn, het eerste verjaardagsfeest van jouw kleine is toch meer voor mama (..en de familie). Wij willen een onvergetelijke dag creëren waar we later met trots en emotionele tranen op terug kunnen kijken.

In deze post wil ik mijn tips geven voor het organiseren van een verjaardagsfeest met een handige checklist zodat je niets vergeet!

Thema

Bij het bedenken van een thema hoor je uiteraard de interesses van je zoon of dochter in de beslissing mee te nemen. Maar laten we eerlijk zijn, als het om de eerste levensjaren gaat, zou je eigenlijk je kans moeten pakken om zelf iets leuks te bedenken. Want geloof me, zodra ze het 4e levensjaar voorbij zijn, gaan zij dat bepalen.

Voor mij is Pinterest onmisbaar bij het plannen en organiseren van feesten ..en eigenlijk heel mijn leven (Pinterest=life). Ik gebruik zoektermen zoals: ‘first birthday unique girl theme inspiration’. Verder gebruik ik Engelse woorden omdat er dan veel meer zoekresultaten naar tevoorschijn komen. Vervolgens kan ik een (secret) board aan maken en daar alle posts op ‘pinnen’ zodat ik niets kwijt raak.

Wees ook een beetje abstract tijdens het brainstormen. Een thema hoeft niet per sé een cliché te zijn.

Denk ook bijvoorbeeld aan:

  • (favoriete) kinderrijmpje
  • fruit/zoetigheid waar de jarige gek op is
  • een kleurencombinatie die je aanspreekt

Wees creatief! Maar vergeet niet dat je er wel bijpassende versiering voor moet kunnen vinden (of laten maken ;).

Budget

Een feest in elkaar zetten kost zoveel als jij zelf toelaat. Wil je het feest thuis geven of op een locatie? Wil je warm eten serveren of alleen snacks? Wil je het feest laten aankleden of durf je de versiering zelf aan? En laten we niet de taart vergeten.

Maak een EXCEL sheet waarin je de verwachte kosten noteert per onderdeel van het feest. Zo kom je op een geschat totaal plaatje en kan je dat als richtlijn gebruiken. Houd er wel rekening mee dat er altijd onverwachte kosten bijkomen, dus tel bij het totaal nog 20% erbovenop.

Als tip geef ik je mee: zoek in je buurt of online naar mama’s die wellicht hun eigen hussle hebben. In bijvoorbeeld ballonnen pilaren, taarten bakken of catering. Daar zullen de kosten waarschijnlijk veel lager liggen dan in een fysieke winkel. Vraag wel altijd naar foto’s van hun eerdere creaties, om er zeker van te zijn dat hun stijl bij jouw visie past!

Gastenlijst en uitnodigingen

Het eerste wat je jezelf moet afvragen is hoeveel ruimte heb ik? Mensen moeten op een rustige manier kunnen zitten en genieten, zonder te moeten vechten om een zitplek. Zeker als er veel familieleden worden uitgenodigd. Oma moet niet staand in een hoek eindigen met een stuk taart.

Maak eerst een lijst van iedereen die je zou willen (en moeten) uitnodigen. Vervolgens ga je beginnen met afstrepen. Wat ik daarna doe is een lijst maken van volwassenen en kinderen (gesorteerd op baby/peuter/kind). Zo weet je precies hoeveel traktaties je nodig hebt. Zorg wel altijd dat je er een aantal extra bij telt, voor het geval dat je niets te snacken hebt die avond. En voor als er onverwachts gasten komen natuurlijk.

Met betrekking tot de uitnodigingen zou ik zeggen: Go digital! Tenzij het om een huwelijk of een feest van een naar schoolgaand kind gaat. In dat geval zou ik het namelijk wel traditioneel houden. Maar anders zijn digitale uitnodigen een snelle en budget-friendly optie. Als je creatief bent en al photoshop (of een soortgelijke programma) gebruikt dan zal dit een leuk project zijn! Maar je kunt ook gebruik maken van een gratis site zoals Canva en daarmee snel en gemakkelijk iets in elkaar zetten. Gebruik als vorm hiervoor een rechthoek zodat je het meeste gebruik kunt maken van de ruimte. Er gaat namelijk best veel tekst op en het moet leesbaar blijven. Kies daarom ook een duidelijk tekstfont en tekstkleur.

Stuur vervolgens via Whatsapp, Facebook en/of e-mail de uitnodiging naar iedereen op de gastenlijst. Ik raad je aan om je gasten separaat uit te nodigen, want anders loop je kans dat je contactgegevens van een ander onnodig doorspeel aan een ander. Mocht je via e-mail mensen willen uitnodigen, dan kun je de e-mailadressen in de BCC zetten. Op deze manier zien je gasten niet wie je allemaal nog meer hebt uitgenodigd (met de daarbijbehorende e-mailadressen).

Locatie

Bij het bedenken of je het feest thuis zult houden of op een andere locatie, moet je jezelf een aantal dingen afvragen:

Heb je er de ruimte voor thuis?
Heb je het budget om €300+ uit te geven?
Heb je tijd om je huis tip-top in orde te maken? Of zin om de feestruimte na afloop zelf te moeten opruimen?
Wil je zelf verantwoordelijk zijn voor de drankjes en eventuele catering?

Als je hebt besloten dat je het feest op locatie wilt houden, zijn er verschillende opties waar je aan kunt denken. Je kunt op google ‘feestruimte + woonplaats’ intikken op Google. Je kunt het ook bij je lokale buurthuis, sportvereniging en/of wijkcentrum proberen. Verder kan je ook vraag op een Facebook groep posten en kijken of er iemand goeie tips heeft!

Houd er rekening mee dat een feestruimte waarschijnlijk een borg zal vragen van €100+. Deze krijg je (na goed gedrag!) binnen een aantal dagen na afloop van het feest terug.

Versiering en aankleding

Eindelijk het aller-leukste! Voor mij in ieder geval dan. Nadat je het thema hebt uitgekozen, is het tijd om te gaan shoppen voor de juiste versiering. Je kunt bij het aankleden van je feest heel snel en gemakkelijk terecht bij diverse webshops zoals die van ons, of je kunt kiezen om zelf lekker creatief aan de slag te gaan! Door DIY’s te zoeken op bijvoorbeeld Youtube en Pinterest , hier kun je veel ideeën opdoen en deze zelf uitproberen. Hoewel het uitdagend eruit ziet, kan het zoveel plezier met zich meebrengen! Let wel op dat het zelf maken van decoraties niet altijd veel goedkoper is dan het kopen ervan. Je hebt misschien maar 4 vellen roze papier nodig, maar het komt in een pak van 30. Snap je wat ik daarmee bedoel? En hoewel handgemaakte decoraties er super mooi uitzien, kost het maken ervan veel tijd. Neem hier echt weken voor, niet dagen! Anders heb je kans dat het een stressvolle ervaring wordt en dat willen we juist vermijden!

Let bij het kiezen van je decoraties op welke plekken van de (feest-) ruimte je wilt versieren en wat daarbij komt kijken. Bijvoorbeeld:

  • Hoeveel muren zijn er die er versierd moeten worden en wat zijn de afmetingen?
  • Is er een tafel voor de taart en zoetigheid? Hoe groot moet het tafelkleed zijn? Kijk voor meer inspiratie en mogelijke lay-outs wederom op Pinterest.
  • Krijgt deze tafel voldoende licht zodat je er mooie (familie-)foto’s bij kunt maken?
  • Kan je de decoraties met punaises, plakband of plakgum vastmaken? Of zijn er pilaren of balken waar je iets aan vast kunt binden? Vraag altijd bij de locatie eigenaar wat de regels zijn voor het ophangen van versieringen.
  • Heb je een ladder nodig om de decoraties op te hangen?

Mijn tip is beter teveel versiering dan te weinig! En alles wat je overhoudt kun je te koop aanbieden als feestpakket op bijvoorbeeld Facebook of Marktplaats.

Activiteiten

Het is altijd leuk om te zorgen dat er activiteiten zijn voor je gasten. Je kunt hiervoor een entertainer inhuren. Dit is super gezellig voor de kinderen en geeft de volwassenen een rust en fotomomentje. Maar je kunt ook zelf spelletjes en actieve of juist creatieve activiteiten verzinnen. Als je spelletjes doet met een winner, is het wel leuk om kleine cadeautjes te hebben.

Afhankelijk van hoeveel kinderen er zijn kun je met de hele groep tegelijkertijd een bepaalde activiteit doen. Je moet hier dan wel een extraverte leider voor inschakelen die alle kinderen hyped up gaat maken. Of je kunt ervoor kiezen om verschillende activiteiten tegelijk te laten lopen en dat de kinderen zelf mogen kiezen wat ze doen en wanneer. De kans is groot dat het één grote chaos wordt, maar ik weet zeker dat de kinderen (en volwassenen) het geweldig gaan vinden!

Kijk voor inspiratie voor spelletjes op Google en ja… (laatste keer, I promise) Pinterest.

In deze blog ben je hopelijk diverse tips tegen gekomen die je zullen helpen bij het plannen van je feest. Omdat ik er zeker van wil zijn dat je niets vergeet, heb ik een print-bare checklist voor je samengesteld die je als richtlijn kunt gebruiken.

Klik hieronder om het te downloaden!

> Download: Checklist verjaardagsfeest organiseren <

Laatste tips

Om deze blog af te ronden wil ik nog een paar laatste random tips geven die heilig zijn:

Maak voor jezelf een draaiboek van het feest. Iets waar tijden en details op beschreven staan waar je op kunt kijken als je even de kluts kwijt bent. Geef een kopie aan je best vriendin, want tja.. het is je beste vriendin? Wat doet ze er anders dan als een kip zonder kop rond te rennen met jou?
Stel een emergency kit op. Niet met pleisters en paracetamol of dat soort (op dat moment) onnodige dingen. Maar met scharen (diverse), plakgum en -band, pennen en stiften, kladblok en een nietmachine (you never know!). En als je toch bezig bent, gooi er toch maar een paar pleisters en paracetamol in voor de zekerheid.

Heb jij nog een gouden tip die je wilt delen met ons? Deel het hieronder in de reacties!